プレスリリースの例文・テンプレ│メディアに送るメールの例文も紹介

プレスリリースは、新商品の発表やイベント開催のお知らせなど、企業活動を多くの人に知ってもらうために欠かせない広報手段です。

広告のように掲載枠が確保されているわけではないため、多くのメディアに取り上げてもらうには、魅力的な文章でアピールする必要があります。

メディア関係者には多くのプレスリリースに関するメールが届くため、メールを開封してもらうための工夫も大切です。今回は、プレスリリース記事の書き方や、メールの例文を中心に解説していきます。

プレスリリースとは？役割や重要性について

プレスリリースとは、企業や団体が発表する公式文書のことです。オウンドメディアなどで発信する記事と内容は似ているものの、発信先のターゲットが異なります。

オウンドメディアが顧客や見込客に情報発信するのに対して、プレスリリースはメディア関係者がターゲットとなります。

プレスリリースの内容が魅力的であるほど、多くのメディアがニュースとして取り上げるため、多くの人に企業や商品の宣伝が可能です。

新規事業などの発表では、新しい協業先を見つけられるビジネスチャンスを創出する役割も担っています。そのため、多くの企業が広報活動の一環として、プレスリリースを活用しています。

プレスリリースの導入事例・配信テーマの種類

プレスリリースで配信されるテーマは多岐に渡ります。主な事例は以下の通りです。

• 新サービスや新商品の発表

• キャンペーンの実施

• 既存サービスや商品のリニューアルや実績

• サービスや商品の復活や再販

• 事業提携や業務提携

• セミナーやイベントの開催

• プロモーションやCMの開始

• 〇〇大使や〇〇アンバサダーの募集や就任

• SNSアカウントの開始

• クラウドファンディングや資金調達

• 市場に関する調査リリース

• 人事や採用情報

プレスリリースで配信する内容に明確なルールはなく、企業の取り組みについて自由に発表できます。

プレスリリースを書くうえで意識すべきポイント

プレスリリースは広告と異なり、お金を支払って宣伝してもらうわけではありません。そのため、プレスリリース記事を取り扱ってくれるかどうかは、各メディアで判断されます。

魅力的な情報は多くのメディアで取り扱われる一方で、既存の情報で価値の低い情報は掲載してもらえません。多くのメディアに取り扱ってもらうには、以下のようなポイントを意識しましょう。

• 広告ではなく公式文書であることを意識する

• 記事の重要性や価値を明確にする

• 具体性と分かりやすさを意識する

上記3項目について、記事を作成するうえでの注意点を交えながら解説します。

広告ではなく公式文書であることを意識する

プレスリリースは一般的な記事や広告とは異なる「公式文書」です。広告などであれば、ある程度自由に内容を決められますが、公式文書は客観的な事実を端的に記載するようにしましょう。

興味を持ってほしいからと過大に表現したり、砕けた表現にしたりし過ぎると誤解を招く可能性があります。かえって企業の信頼を損なう可能性があるため、注意が必要です。

記事の重要性や価値を明確にする

記事を通じて何を伝えたいのか明確にしておかなければ、強いインパクトを与えられません。

情報に一貫性がなければ、意図した内容でメディア関係者に伝わらず、誤った内容で報道されてしまう可能性もあります。

メディアフック(この情報の何に価値があるのか)を意識しながら、文章を考えてみましょう。

具体性と分かりやすさを意識する

初めてプレスリリースを書く際によくあるミスに「文章が長くなりすぎて何を言いたいのかが伝わらない」というものがあります。

前述した通り、記事で伝えたいことを明確にしたうえで、画像や数値を活用しながら分かりやすく具体的に表現できるようにしましょう。

冗長な言い回しや曖昧な表現は、読み手によって受け取り方が異なります。主観的な表現はなるべく避けて、誰が読んでも同じイメージを持てるような内容を意識しましょう。

プレスリリースのテンプレートと例文

プレスリリースは配信テーマに関係なく、基本的に以下の構成で作成します。

各箇所のポイントや注意点について解説しますので、意識しながら文章を作成してみましょう。

タイトルと見出し

見出しは最初に目につく箇所であり、内容によって読まれるかが決まる最も重要な要素です。なるべく目を引くようなタイトルを意識しましょう。

ただし、過大な内容にならないよう注意しましょう。タイトルが長すぎると内容が伝わりづらいため、なるべく30〜40文字以内には収まるようにします。

どうしても収まらない場合は、サブタイトルで補足するようにします。

リード文

リード文は、タイトルの次に読まれる箇所で、長くなりすぎると記事全体のイメージが伝わりづらくなります。

記事全体の情報を要約して、端的にわかりやすくまとめましょう。

本文

プレスリリースを通じて知ってほしい情報を伝えるのが本文です。文字数に制限はないものの、なるべく冗長にならないように注意しましょう。

1文が長くなると読みにくくなるため、70文字以内を目安に文章を作成します。改行は、パソコンではなくスマートフォンで読んだ場合を意識して2〜3行で入れるようにします。

内容にもよりますが、商品やサービスの画像を取り入れることで、よりイメージしやすくなります。明確な基準はないものの、1記事あたり3〜5枚の画像掲載を意識してみましょう。

問い合わせ先・連絡先

プレスリリースを見たメディア関係者がすぐに問い合わせできるよう、問い合わせ先を記載します。

専用サイト・担当部署・運営する企業情報を分けて分かりやすく記載します。

どうしても具体的な文章が思いつかない場合は、既存のプレスリリース記事を参考にしてみるのもおすすめです。文章をそのまま真似するのは避けましょう。

メディア関係者へ送るメールの例文

作成したプレスリリースは、メール・FAX・郵送といった方法でメディア関係者へ送ります。

広報担当者であれば「どうすればメディア担当者に読んでもらえるのか」と、一度は悩んだ経験があるのではないでしょうか。

ここではプレスリリースをメールで知らせる場合の、作成ポイントや注意点について解説します。

プレスリリースを知らせるメールを作成するポイント

プレスリリースを知らせるメールで意識すべき箇所は「件名」と「送信者」です。メディア担当者は1日に数百を超えるメールを受信することもあり、件名と送信者を見て開くかどうかを決めます。

送信者が「tarou@×××.jp」といった内容では、誰が送ってきたのか判断できません。「〇〇株式会社/佐藤」といったように設定しましょう。

件名に関しては「プレスリリース掲載のお願い」といった内容では、他の記事と被ってしまい、強い印象を残せません。「〇〇を解消する50代男性向けの〇〇を発売開始/〇〇株式会社　佐藤」といった内容に変更しましょう。

メールを作成する際の注意点

プレスリリースを知らせるメールでは、以下の内容に注意しましょう。

• 本文を添付ファイルのみにしない

• プレスリリースはPDFにしたものを添付する

• 容量の大きいファイルは送らない

「本文をなるべくシンプルにしたいから」と、プレスリリースのデータのみを添付するのは避けましょう。データを開く手間が発生するだけでも、読んでもらえる可能性が下がります。

プレスリリースの内容を簡単にまとめた文章で、興味を持ってもらったうえでデータを見てもらうようにしましょう。添付するデータはPDFに変換しておきます。

PDFであれば、デバイス関係なく開封しやすくなっています。また、後からメールを検索する場合、GmailなどであればPDFの文章も検索対象となるため見つけやすくなります。

容量の大きいファイルは、固まるなどして開くのに時間がかかってしまいます。メール1通あたり2MB以内に抑えるようにしましょう。

プレスリリースを知らせるメールの例文

ここまで紹介してきたポイントや注意点を踏まえて、以下のようなメールの内容で送るようにしましょう。

複数社に一斉送信する場合は「BCC」にしましょう。「CC」で送信してしまうと、他の送信先が受信者に表示されてしまい、個人情報の流出になります。

プレスリリースでおすすめのフォント

プレスリリースを書くうえでフォントに指定はありません。読みにくくならない範囲でフォントを選んでみましょう。よく使用されるフォントは以下の通りです。

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メディア担当者に刺さるプレスリリースを発信しよう

プレスリリースは新サービスの発表や、キャンペーン・イベントの告知といった情報発信に用いられています。一般的な記事や広告と異なり、ターゲットはメディア担当者となります。

多くのメディアに取り上げてもらうには、伝えたいことを明確にしたうえで、メディア担当者に強いインパクトを与えられる内容を意識することが大切です。

今回紹介したポイントを踏まえて、プレスリリースを作成してみましょう。初めての取り組みでノウハウがないような場合は、代行会社への依頼もおすすめです。

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