プレスリリース掲載依頼をメールで送る方法｜タイトル・本文を例文付きで解説

プレスリリースをメディア関係者に知らせる際、担当者には、多くのプレスリリース配信メールが届くため、内容が読みやすく印象に残るものでなければ、興味を持ってもらえません。目に留めてもらうためには、いくつかのポイントを意識することが重要です。

この記事では、プレスリリースを魅力的にアピールできるメールの作成方法や注意点を中心に解説していきます。プレスリリース作成代行の相場なども紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

プレスリリースを知らせるメールの作成方法

前述した通り、プレスリリースを知らせるメールでは、興味を持ってもらい本文まで読みたくなるような内容にする必要があります。そのため、特に「タイトル」や「送信者」の部分が重要となります。

また、メールを開封しても本文がダラダラと長く続いているだけでは、最後まで読もうと思ってもらえません。まずは、メール作成の際に各箇所で意識するべき内容について解説していきます。

タイトル(件名)と送信者

メディア関係者は数百件を超えるメールを毎日のように受け取っています。メールを読む時間には限りがあるため「タイトル」と「送信者」で重要性を判断し、開封します。

興味を持ってもらえるようにタイトル(件名)は「本文の内容が一目で分かる内容」を意識しましょう。

【タイトルのOK例】

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・【究極の睡眠】眠りの質を向上させるリラクゼーションアルバム発売！

【タイトルのNG例】

・プレスリリース配信のお知らせ

・プレスリリース掲載を宜しくお願い致します。

メールの件名は、プレスリリースのタイトルをより分かりやすくまとめたものを記載しましょう。メディア関係者は、タイトルだけでなく「どこの会社の誰から送られてきたのか」もチェックします。

送信者の箇所が「tarou@xxx.jp」といった内容では一目で判断できません。「〇〇株式会社/佐藤太郎」「株式会社〇〇 広報担当・佐藤」といった内容に設定しましょう。

本文の例文

本文の冒頭は、通常のビジネスメールのように挨拶文から始まります。

この後は、プレスリリースの内容を簡潔に書いていきます。メール本文でプレスリリースの概要が伝わるようにすることが大切です。

詳細に関しては、プレスリリースを「PDF」にしたものを添付します。PDFであれば相手のデバイスに関係なく開封できます。

問い合わせ先の記載

メールの末尾には「問い合わせ先」や「署名」を必ず記載しましょう。内容に興味を持ってもらった際に、担当者に素早く連絡できなければ意味がありません。

会社の番号だけでなく、広報担当者に直接繋がる電話番号も記載されていることで、よりスムーズに打ち合わせが進みます。

プレスリリースをメールで知らせる際の注意点

プレスリリースをメールで知らせる際には、以下の内容に注意しましょう。

• プレスリリースの情報に誤りがないようにダブルチェックする

• 容量が重いファイルは送らない

• 目に留めてもらいやすい曜日や時間帯を意識する
  

記事として取り上げてもらうのはもちろん、メディア担当者との関係を良好に保つうえで重要な内容でもあるため、理解しておくようにしましょう。

プレスリリースの情報に誤りがないようにダブルチェックする

メディア担当者は、メールやプレスリリースの内容を元に記事を作成します。誤った情報が記載されていた場合、メディアに多大な迷惑を与えてしまうことになりかねません。

自社の信用も失うことになるため、必ず情報に誤りがないかダブルチェックを行うようにしましょう。特に広報担当とイベント担当が分かれている場合は、伝え間違いに注意が必要です。

広報部だけでなく、イベント担当によるチェックも行い、情報に誤りがないようにしましょう。文章の誤字脱字だけでなく、添付するデータ等がある場合は、数値などもチェックします。

容量が重いファイルは送らない

プレスリリースの内容に応じて添付ファイルを送る場合は、容量に注意しましょう。容量が重すぎると、メールサーバーの限界を超えてしまい、開くのに時間がかかってしまいます。

最悪の場合、固まってしまいシャットダウンしなければならなくなる可能性もあるため、1通あたり2MBまでを目安にしましょう。容量が重い場合は簡易的なものに作り替えるなどして対応します。

プレスリリースのお知らせにかかわらず、メールを作成する際には相手の立場になり、負担なく開封できるための工夫を心掛けましょう。

目に留めてもらいやすい曜日や時間帯を意識する

プレスリリースが完成次第、早く知らせたくなるものですが、メールを送るタイミングにも注意が必要です。相手が忙しいと予想される時間帯や、メールが溜まっている曜日は避けて送るようにしましょう。

お昼前やお昼の後が読まれやすい一方で、土日や祝日、休日明けとなる月曜日はメールが溜まっており読まれにくいと言えます。

この他では「印象を強くしたいから」と装飾的な枠線を使う人もいますが、担当者によってはマイナスな印象を与える可能性があるため、使用は避けましょう。

プレスリリースのメールを一斉送信する際は「BCC」を活用する

プレスリリースのメールを複数のメディアに一斉送信する際には「CC」ではなく「BCC」を使うようにしましょう。

• CC：CCに含めたメール受信者は、当該メールを受け取った全員のアドレスが確認できる

• BCC：BCCに含めたメール受信者は、当該メールを受け取った他の人のアドレスが確認できない

誤ってCCで一斉送信してしまった場合、個人情報の流失に繋がるため注意しましょう。なお、BCCで一斉送信する場合は「BCCで一斉送信しておりますので、失礼いたしますがご容赦ください」と本文に一言付け加えるようにします。

メールを送るメディアリストの作り方

プレスリリースのメールを送るメディアには「新聞・雑誌・テレビ・ラジオ・オンラインメディア・通信社」などがあります。

初めてのプレスリリース配信で、これからメディアリストを作成するという方もいるでしょう。メディアリストは、以下の手順で作っていきます。

・自社と相性の良さそうなメディアのピックアップ

・各メディアの担当者の確認とメール送付の許可を得る

・送付履歴や掲載効果などを管理していく

まずは、各メディアの中でも特に自社が属する市場や、ターゲット層と関りの深そうなメディアを洗い出していきます。メディアを上手く絞れず、部署が分からない場合は「PR手帳」や「マスコミ電話帳」を活用しましょう。

リストアップした後は、各メディアに連絡し「プレスリリースを送付しても良いか」について確認しましょう。許可を得られた場合は、配信の連絡先と担当者名を教えてもらいます。

その後は、メディアごとに配信履歴や取材履歴、掲載してもらえた記事などを記録していきます。

プレスリリース配信代行サービスの利用もおすすめ

プレスリリースを活かした広報活動のリソースが足りていない場合は、代行サービスの利用も検討してみましょう。プレスリリースに関する全ての業務を一括でお願いするのはもちろん、以下のような業務を限定して依頼することもできます。

・プレスリリース配信に関する企画や調査

・プレスリリース記事の執筆やデザイン

・メディアリストの作成や配信

・配信結果の報告や分析

プレスリリース配信の専門知識を持つプロに依頼することで、迅速かつ効果的なPR活動が実現できます。

初めてのプレスリリース配信の場合は、自社スタッフとプロが一緒に業務を進めることにより、ノウハウの蓄積にも役立ちます。プレスリリースの外注については、下記記事で詳しく解説していますので、気になる方はチェックしてみてください。

プレスリリースは外注がおすすめ！代行相場や外注メリットについて解説

プレスリリース作成代行の相場

プレスリリース配信を外注する場合の相場は、以下の通りです。

料金形態は、上記のような単発料金の他に業務全体をフォローしてもらえる「パッケージ料金」や、事前の話し合いで決定した成果に基づく「成果報酬型」があります。

また、業務を限定せずに毎月のサポートを受けられる「月額制料金」から選べます。

プレスリリース配信の代行は「PRIZMA」にお任せください

「PRIZMA」は、完全オリジナルの専属チームでさまざまな広報活動をサポートすることに特化したサービスです。

「各種リサーチ・調査リリース・漫画プロモーション」をメインに、プレスリリース代行では650社を超える実績があります。「リサーチャー」「ライター」「クリエイティブプランナー」など、各業務に特化したスペシャリストが在籍しており、あらゆる業務を代行致します。

• 社内リソースが足りない

• プレスリリースの運用ノウハウを身に着けたい

• 大手メディアでの露出を図りたい

このような要望に応じて、市場調査から原稿の作成、メディア選定などを進めていきます。これまでのプレスリリース代行では、メディア平均拡散数で40媒体以上を達成しています。

配信したら終わりではなく、リリース後の効果検証ではリーチ数や掲載メディアをレポートとして報告いたします。プレスリリース配信でお困りの場合は、お気軽にお問い合わせください。

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