プレスリリースを配信・運用方法まとめ｜作成の手順やネタ切れ対策、効果の測り方まで解説

プレスリリースは、企業が社会に向けて正確な情報を届ける広報手段です。メディアを通じて認知や信頼を高められるため、今では広報活動に欠かせない存在となっています。この記事では、基本的な始め方から記事の書き方、配信後の効果測定までを分かりやすく解説します。

プレスリリースは企業が社会に向けて正式な情報を伝えるための手段です。メディアが広く報道することで、認知度の向上や信頼の獲得を期待できます。

情報量が多く混乱しやすい今の時代では、こうした情報発信の重要性が高まっており、企業の広報活動に欠かせない存在といえるでしょう。この記事では、プレスリリースの始め方や記事の書き方、配信後の効果測定の方法まで分かりやすく解説していきます。

プレスリリース配信を始める方法

プレスリリースを配信する際は、記事の作成からメディアへの送信までを一括で行える「プレスリリース配信サービス」に登録するのが一般的です。サービスによって機能や料金は異なりますが、登録後の基本的な流れに大きな違いはありません。

ここでは、代表的なサービスである「PR TIMES」を例にサービスの登録や初期設定、原稿作成に必要な情報の整理方法まで解説します。

配信サービスに登録・設定する

プレスリリースを配信するには、まず「配信サービス」への登録から始めていきます。PR TIMESの場合、企業情報・担当者情報・請求先情報の3項目を入力し申請すると、通常1営業日以内に審査が行われ、問題がなければ登録完了の案内が届きます。

登録後は、企業ページやロゴ、説明文などの初期設定を進めていきましょう。これらの情報は、メディア関係者がどのような企業なのかを知るための大切な情報であるため、分かりやすく間違いのないように注意しましょう。

また、配信頻度に応じた料金プランの選択も必要です。1件ごとに配信できる「従量課金型」や、月3件以上の配信を想定した「定額プラン」などがあるため、自社の広報体制に合わせて選びましょう。設定は全て管理画面から行えます。

関連記事：PRタイムズ 使い方と効果的な活用法｜料金やログイン方法、投稿ステップを詳しく解説

目的と配信先メディアを選定する

魅力的なプレスリリースでも、届ける相手が最適でなければその効果は半減します。届けたい内容やターゲット層に合ったメディアを選ぶことで、反応につながる確率が高まるため、配信先メディアの選定はとても重要です。

情報の内容や狙いたい読者層、報道される可能性などを踏まえて考えましょう。PR TIMESでは「メディアリスト機能」を使って、配信先を細かく設定できます。新聞、テレビ、Webなどから媒体を絞り込み、メール・FAXなどの配信手段を選べます。

たとえば、地域密着のイベントなら地方メディアを中心にリスト化するのが効果的です。関心を持ってもらえそうな媒体を厳選しましょう。

原稿作成に必要な情報を整理する

画像や構成のイメージ、掲載先のカテゴリなどが明確でない段階で原稿を執筆すると、途中で手が止まったり、修正に時間がかかったりしやすくなります。そのため、まずは必要な情報や素材を整理することから始めていきましょう。

特に重要なのは「誰に・何を・なぜ伝えるのか」という軸を固めることです。リリースの目的やターゲットとなる読者層を明確にしたうえで、伝えるべき情報を整理しましょう。たとえば、新商品発表の場合は、基本スペックや他社との違い、導入背景などが重要です。

こうした情報を事前に洗い出しておくことで、構成も決まりやすくなり、執筆のブレを防げます。記事が読みやすくなれば、メディアでの掲載率アップも目指せるでしょう。

効果的なプレスリリース記事を作成する方法

プレスリリース記事は、メディア関係者が自社の情報に興味を持ち、取り上げたいと思える内容に仕上げることが重要です。一般的なSNS投稿やコラム記事とは全く性質が異なり、事実を簡潔かつ正確に伝える「報道用の資料」としての役割が求められます。

メディアには毎日膨大な情報が届くため、タイトルや冒頭の一文で引きつけられなければ、開封すらされないことも珍しくありません。ここでは、効果的なプレスリリースを作成するために押さえておきたい基本的な設計ポイントについて解説します。

ニュース性を伝えるタイトルとリード文を設計する

タイトルとリード文は、プレスリリースの第一印象を決定づける最も重要な箇所といえます。タイトルは30文字前後を目安に、ニュース性や独自性を端的に表現しましょう。

たとえば「業界初」「〇〇%増加」「新サービス開始」など、具体的な数字や固有名詞を含めるとインパクトを与えやすくなります。また、誰にとってどんなメリットが有るのかが、一目で分かるように意識することも大切です。

・タイトルNG例：誰もが驚く新商品の全国販売が決定！
・タイトルNG例：【業界初】スマホ連動で消費電力を30%削減するエアコンを全国販売

OK例は、製品の特徴・効果などが数字を用いてわかりやすく明示されています。タイトルだけで内容の概要が把握できることが、読み進めてもらうための最低条件です。

関連記事：【テンプレート付き】プレスリリースの書き方や例文・重要ポイントを紹介

「5W1H」を押さえた本文構成を組み立てる

本文では、タイトルやリード文で引きつけた関心を離さないよう、必要な情報を抜けなく整理して伝えることが大切です。基本となるのが「5W1H」です。「誰が・何を・いつ・どこで・なぜ・どうやって」に従って順序立てて構成しましょう。

導入部分では、結論を先に述べ、その後で背景や詳細を補足する流れが一般的です。よくある失敗としてあるのが「伝えたいという熱量のあまり長文になってしまうこと」です。気持ちはわかりますが、文字ばかりがずっと続くと、読むのを止めてしまいます。

結論ファーストでシンプルに表現し、必要に応じて写真やデータを取り入れるなど視覚的な工夫もしながら本文を作成してみましょう。どうしてもうまく仕上がらない場合は、他の会社のプレスリリースを参考にするのもおすすめです。

見出し・画像を使って視覚的に整える

本文が完成したら、全文を読みやすく整える作業も重要です。魅力的な文章でも読みにくければ内容が伝わりません。特に重要なのが見出しと画像です。

見出しとは、記事の目次のようなもので、記事全体をいくつかのまとまりに分ける役割を持ちます。「開発の背景」「商品の特徴」「導入実績」などのように、内容に応じて見出しを設定しましょう。

画像も視覚的な補足になるだけでなく、メディア掲載時の資料としても活用されやすいため、鮮明で分かりやすいものを選びましょう。これに関しても、プレスリリースの人気記事などを参考にすると、より質の高い仕上がりになります。

プレスリリースを効果的に配信する方法

プレスリリース記事を作成した後は、各メディアに向けて実際に配信を行います。どれだけ良い記事でも、見てもらえなければ意味がありません。だからこそ、相手側の都合や目に留まりやすいタイミングを意識した送信が重要になります。

ここでは、より多くのメディアに届けるために重要な3つのポイントについて解説します。

配信タイミングと頻度を戦略的に決める

プレスリリースは、配信の内容だけでなく、送るタイミングや頻度によっても成果が大きく変わります。配信日は火曜〜木曜日、時間帯は午前10時から午後3時が最適です。この時間帯は記者の目に留まりやすく、リリースが埋もれにくいとされています。

月曜は週明けの対応で忙しく、金曜や夕方以降は週末モードで後回しにされる可能性があるため、避けた方がいいでしょう。頻度は月1〜2回が目安で、内容に応じて調整しましょう。出しすぎると注目度が薄れるだけでなく、煙たがられる可能性があります。

また、競合の新商品やキャンペーンと被らないか、季節イベントと関連付けられないかも含め、配信のタイミングを考えてみましょう。

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配信ターゲットに合わせたカテゴリー設定を行う

プレスリリースを配信する際、カテゴリ設定は「誰に届けるか」を左右する重要な工程です。PR TIMESのような配信サービスでは、設定したカテゴリごとにメディア関係者や記者へリリースが振り分けられます。

たとえばIT製品の発表なら「テクノロジー」飲食店のキャンペーンなら「グルメ」など、内容に最も近いカテゴリを選びましょう。適当に設定すると、関心のない記者に届いてしまい、掲載の機会を逃してしまいます。

自社のメインターゲットがよく見るであろう媒体を意識することも大切です。迷った場合は、ライバル記事のカテゴリなども参考にしてみましょう。

メディアに届きやすい配信時

プレスリリースは、配信するだけでは読まれません。特にPR TIMESでは、記者にメールで通知が届く仕組みがあるため、件名と冒頭の文言で関心を引けるかどうかが勝負になります。件名は「業界初」「〇〇%OFF」などインパクトがあり、内容が伝わりやすいように工夫しましょう。

配信後は、記者から問い合わせが入る可能性もあるため、担当者の連絡先や追加資料として使用できる画像や映像、会社案内なども用意しておくと安心です。すぐに報道できるように準備しておくことで、メディア担当者からの信頼獲得にもつながります。

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プレスリリースでネタ切れを防ぐ方法

プレスリリースを定期的に配信し、企業の取り組みや存在感を継続的に世の中に伝えていくことは、信頼構築やブランド認知において非常に重要です。ただし、毎回インパクトのある発表があるとは限らず、内容が薄ければ報道にはつながりにくくなります。

ここでは、ネタ切れを防ぐために実践したい視点の切り口や、社内外の動きを取り入れた話題の見つけ方について解説します。

社内の活動・変化をネタとして洗い出す

社内にはプレスリリースとして発信できる話題が意外と多くあります。近年は企業の取り組み姿勢や組織文化にも注目が集まっており、新サービスの裏側、社内制度の導入、組織改編、採用方針の変更などが特におすすめです。

ネタを見つけるには、各部署に最近の変化や背景のストーリーなどをヒアリングするのが有効です。記事としてまとめる際には、ただただ紹介するだけでなく、なぜそれに取り組んだのか、どのような効果があったのかといった視点を盛り込むと内容が充実します。

制度変更などは、担当者コメントや導入前の変化が分かるデータも一緒に用意しておくと、説得力が高まります。

季節イベントや業界トレンドと絡めて企画する

季節のイベントや業界の注目トピックと自社の情報を結びつけるのもおすすめです。たとえば「バレンタイン×販売施策」「年末商戦×売上データ」「物流業界×働き方改革」など、時期や話題性に便乗することで報道価値が高まります。

企画を立てる際は、過去のプレスリリースや業界ニュースを参考に、どの時期にどんな話題が盛り上がるかを把握しておくと企画の精度が上がります。時事性のある話題ほどタイミングが重要なため、早めに準備し、発信の切り口や関連データを整理しておくことが大切です。

再編集・切り口変更で過去ネタを活用する

一度出したリリースも、視点を変えれば新しい記事として活用できます。たとえば、サービス紹介を「導入企業の声を集めた活用事例」として再編集したり、製品リリースを「アップデート情報」として出し直すのも有効です。

記者は「何が新しいのか」を重視するため、切り口を変える際には数字や変化点を明確にしてインパクトを強めるのがポイントです。社内で出した資料や過去記事を定期的に見直し、活用できそうな内容がないかチェックしてみましょう。

配信後の効果測定と改善を進める方法

プレスリリースを通じて広報効果を高めていくには、配信して終わりではなく、結果をしっかり振り返ることが重要です。どれだけ見られたか、どこに転載されたか、どんな反応があったかを把握しながら、次回の改善につなげていきます。

これにより得られた数値や反応は、広報だけでなく商品開発や営業資料、Web施策など、他のマーケティング活動にも応用可能です。ここでは、プレスリリース配信後に確認すべき指標や記録方法などについて解説します。

PV・転載数・問い合わせ件数を確認する

配信後の効果測定ではPV（ページビュー）やUU（ユニークユーザー）を確認します。PVは何回その記事を読まれたか、UUは何人が記事を見たかを示す指標です。PVが高いのに問い合わせが少ない場合は、興味のある内容ではあるものの、報道するまでの内容ではないと判断できます。

逆にPV自体が低ければ、タイトルや冒頭の魅力が低かったり、配信先が的外れであった可能性があります。管理画面で確認できる転載数は、他のWebメディアに取り上げられた回数のことです。どの媒体に載ったのかを把握することで、どんなジャンル・地域の記者に刺さったのかを判断できます。

これらの数値は単体で見るのではなく「誰にどう届いたか」「どのような動きにつながったか」を照らし合わせて分析しましょう。

記者やメディアの反応を記録・活用する

プレスリリースは数値だけでなく記者やメディアからの反応も貴重な情報となります。具体的には「掲載された記事の内容」「取材依頼の有無」「返信メールの内容」といった内容です。

メディアが掲載した記事の内容が、プレスリリースの内容と方向性が違っていた場合は、伝えたいポイントが届いていなかった可能性があります。取材依頼がなかった場合は、ニュース性や独自性が弱かったか、記者の関心とズレていた可能性が高いと判断できます。

こうした反応は都度記録しておき、記事ごとにどう変わったかを把握できるようになれば、記事作成だけでなく、マーケティング全体の精度向上も可能です。

配信結果を他部門と共有して組織全体で活用する

プレスリリースの配信結果を広報部門だけで抱えず、営業・マーケティング・開発部門など、他部門と共有することは非常に重要です。メディア掲載や問い合わせの内容は、製品の関心ポイントや市場の反応を可視化する貴重な情報です。

営業の商談資料や、マーケティングの広告訴求、LP改善に役立ちます。記事の掲載一覧やPV、問い合わせデータなどをまとめて、共有しましょう。部門ごとで認識がバラバラにならないよう、数字だけでなく、それから何が判断できるかまで詳しく記載します。

広報結果を社内全体で活かす意識が、次の打ち手の質を大きく変えます。

プレスリリースの配信や運用は「PRIZMA」にお任せ

プレスリリースは、企業の情報を広く社会に届けるための重要な手段です。正しく配信できれば、認知拡大や信頼の獲得につながります。とはいえ、記事作成やメディア選定、配信管理、効果測定まですべて行うのは大変です。

特に初めての場合や、広報担当のリソースが限られている場合は、効果的な配信が難しいと言えます。一部の作業をプロに外注するなどして対応するのもおすすめです。

PRIZMAでは、リリース内容の企画や原稿作成から、調査データを活用した話題づくり、配信先の選定、配信後の効果測定まですべてサポートします。

モニター数1,000万人超えの独自調査や、月間1憶PVを誇る自社メディアの運営実績を活かし、これまで650社以上の広報活動を支援してきました。プレスリリース配信における平均拡散数は40媒体以上を達成しています。

専属ディレクターが課題を丁寧にヒアリングし、柔軟にサポートいたしますので、プレスリリース配信や、その他のPR広報において課題があれば、ぜひPRIZMAにご相談ください。

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